En tant que formateur indépendant, vous êtes soumis à plusieurs obligations administratives incontournables pour exercer légalement votre activité. De l’obtention du numéro NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) à la déclaration annuelle BPF (Bilan Pédagogique et Financier), en passant par l’exonération de TVA et les spécificités du statut auto-entrepreneur, ce guide complet 2025 vous accompagne pas à pas dans toutes vos démarches essentielles.
Que vous débutiez votre activité ou cherchiez à vous mettre en conformité, maîtriser ces obligations administratives est indispensable pour facturer légalement, accéder aux financements publics et pérenniser votre activité de formation professionnelle.
I. NDA : l’obligation administrative clé du formateur indépendant
Qu’est-ce que le NDA ?
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un identifiant unique à 11 chiffres délivré par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) de votre région. Il est obligatoire pour tout formateur indépendant qu’il exerce en nom propre ou sous forme de société dès lors qu’il réalise des actions de formation professionnelle à destination de salariés, de demandeurs d’emploi ou de tout autre travailleur.
Pourquoi le NDA est-il indispensable ?
- Obligation légale pour facturer des prestations de formation professionnelle
- Condition sine qua non pour que vos clients bénéficient de financements (OPCO, CPF, etc.)
- Mention obligatoire sur tous vos documents professionnels : factures, devis, contrats, conventions, site internet
💡 La mention réglementaire à faire figurer est la suivante :
« Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro XXX auprès du préfet de région de… »
⚠️ Le NDA ne constitue ni un agrément, ni une certification, ni une habilitation de l’État.
Comment obtenir votre NDA ?
Les prérequis avant de déposer votre dossier :
- Être immatriculé en tant qu’entreprise avec un numéro SIREN
- Avoir signé une première convention, contrat ou bon de commande de formation
Délai légal : Vous disposez de 3 mois maximum après la signature de votre premier contrat pour déposer votre dossier de déclaration d’activité.
La procédure dématérialisée
Depuis 2025, la déclaration s’effectue exclusivement en ligne via la plateforme « Mon Activité Formation » (MAF), accessible via EFP Connect.
Les pièces justificatives à fournir :
- Justificatif d’attribution du numéro SIREN (avis de vérification au répertoire Sirene)
- Extrait du casier judiciaire du dirigeant (Bulletin n°3) de moins de 3 mois
- Copie d’une pièce d’identité en cours de validité
- Copie de la première convention, contrat ou bon de commande signé
- Informations sur le contenu des actions de formation menées
- Justificatifs des titres et qualités du formateur
💡 Simplification pour les micro-entrepreneurs : Si votre chiffre d’affaires annuel n’excède
pas 77 700 €, vous êtes dispensé de joindre la copie du premier contrat (à conserver
néanmoins). Vous devez en revanche fournir le Modèle de présentation de l’activité de
formation du micro-entrepreneur.
Délai d’obtention
L’administration dispose d’un délai maximum de 2 mois à compter de la réception du dossier complet pour notifier un récépissé ou une décision de refus. Passé ce délai, le silence de l’administration vaut acceptation.
II. Le BPF : une obligation administrative annuelle obligatoire pour le formateur indépendant
Qu’est-ce que le BPF ?
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est une déclaration annuelle obligatoire qui retrace votre activité de formation professionnelle au cours du dernier exercice comptable clos. Cette obligation concerne tous les formateurs indépendants, quel que soit leur statut juridique, que l’activité soit exercée à titre principal ou accessoire.
Date limite et modalités de dépôt
Date limite : Le BPF doit être déposé chaque année avant le 31 mai. La campagne de déclaration s’ouvre généralement début avril.
La télédéclaration s’effectue sur le portail « Mon Activité Formation » via EFP Connect. La télédéclaration fait désormais foi : vous n’avez plus à envoyer de copie signée par courrier à la DREETS, ni à joindre votre bilan comptable. Ces documents doivent toutefois être tenus à disposition de l’administration en cas de contrôle.
Contenu du BPF
Le bilan pédagogique et financier doit renseigner les éléments suivants :
- Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable
- Le nombre de stagiaires accueillis
- Le nombre d’heures de formation dispensées
- La répartition des fonds reçus selon leur nature
- Les données comptables relatives aux prestations de formation
- Le chiffre d’affaires global et spécifique à la formation professionnelle
💡 Absence d’activité : Vous devez quand même remplir le BPF en indiquant « néant » dans les cadres concernés.
Conséquences en cas de non-transmission
Ne pas transmettre votre BPF avant le 31 mai expose le formateur indépendant à des sanctions sévères :
- Perte de la certification Qualiopi si vous en êtes titulaire
- Caducité de la déclaration d’activité
- Perte définitive du numéro NDA
- Impossibilité d’organiser des actions de formation
- Sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4 500 €
III. TVA : les avantages fiscaux du formateur indépendant
Principe de l’exonération de TVA
Conformément à l’article 261-4-4° du Code général des impôts, les prestations de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA. Pour le formateur indépendant, cet avantage fiscal permet de ne pas facturer la TVA à ses clients, rendant les formations plus compétitives notamment pour les clients non assujettis à la TVA.
Conditions d’éligibilité
Pour bénéficier de l’exonération, vos formations doivent poursuivre une finalité professionnelle et tendre à :
- Favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs
- Permettre le maintien dans l’emploi
- Favoriser le développement des compétences et l’accès aux qualifications professionnelles
- Contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels
⚠️ Exclusions : Les formations d’enseignement linguistique, artistique ou sportif sans finalité professionnelle ne peuvent pas bénéficier de l’exonération.
Procédure de demande d’exonération
- Obtenir votre numéro NDA auprès de la DREETS
- Remplir le formulaire CERFA n°3511-SD (n°10219*19) : « Demande d’attestation pour l’exonération de TVA au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue »
- Envoyer le formulaire à votre DREETS
- Transmettre l’information au Service des Impôts des Entreprises dont vous relevez
Points d’attention importants :
- L’exonération n’est ni automatique ni obligatoire : elle doit faire l’objet d’une demande explicite
- L’exonération n’est pas rétroactive : elle s’applique à partir de la date d’acceptation par la DREETS
- Une fois accordée, ce choix est irréversible
- Vos factures doivent comporter la mention : « Exonérée de TVA — Art. 261.4.4 a du CGI »
Franchise en base de TVA vs exonération formation
Depuis le 1er janvier 2025, les seuils de franchise en base de TVA ont évolué :
- Seuil classique : 37 500 € pour les prestations de services
- Seuil majoré de tolérance : 41 250 €
- (Le projet initial de baisse à 25 000 € a été suspendu)
💡 Différence clé : L’exonération de TVA pour la formation professionnelle n’est pas liée
à un seuil de chiffre d’affaires, contrairement à la franchise en base. Vous pouvez donc
facturer sans TVA au-delà de 41 250 € si vous avez obtenu l’attestation d’exonération.
Avantages et inconvénients
Avantages :
- Prix plus compétitifs pour vos clients (réduction de 20%)
- Simplification de la gestion de trésorerie
- Pas de déclaration ni de reversement de TVA à l’administration fiscale
- Aucune limitation de chiffre d’affaires
Inconvénients :
- Choix irréversible une fois l’attestation accordée
- Impossibilité de récupérer la TVA sur vos achats professionnels
IV. Micro-entrepreneur formateur : obligations administratives spécifiques
Plafonds de chiffre d’affaires en 2025
Pour les formateurs micro-entrepreneurs exerçant des prestations de services, le plafond de chiffre d’affaires est fixé à 77 700 € HT par an (valable pour 2023, 2024 et 2025). En cas de dépassement pendant deux années civiles consécutives, vous basculez automatiquement dans le régime réel de l’entreprise individuelle au 1er janvier de la troisième année.
Régime fiscal et social
- Code APE applicable : 8559A (Autres enseignements)
- Régime fiscal : Bénéfices Non Commerciaux (BNC)
- Abattement forfaitaire : 34% sur le chiffre d’affaires avant imposition
- Taux de cotisations sociales : environ 21 à 23% du chiffre d’affaires
Cumul d’activités
Le statut de micro-entrepreneur permet au formateur indépendant de cumuler son activité de formation avec :
- Un emploi salarié
- Des études
- Une période de recherche d’emploi
- D’autres activités professionnelles
⚠️ Formateur occasionnel : Si vous dispensez moins de 30 jours de formation par an en tant
que salarié, vous serez considéré comme formateur occasionnel et devrez percevoir une rémunération salariée (et non une facturation en indépendant).
V. Conservation du NDA : conditions à respecter pour le formateur indépendant
Votre numéro d’activité peut être retiré (devenir caduc) dans les situations suivantes :
1. Aucune activité de formation professionnelle pendant 12 mois consécutifs. Absence d’activité
2. Le bilan annuel n’a pas été adressé à l’administration avant le 31 mai. Non-transmission du BPF
3. Vous n’êtes pas titulaire des autorisations et diplômes nécessaires (constaté lors d’un contrôle). Absence des diplômes requis
4. Vous ne justifiez d’aucune déclaration sociale et fiscale, ni du paiement des cotisations, impôts et taxes. Défaut de déclarations
VI. Autres obligations administratives à connaître
Comptabilité
Les obligations comptables varient selon le statut juridique du formateur indépendant :
- Auto-entrepreneurs : tenue d’un livre des recettes simplifié
- Autres statuts : établissement d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe annuels
En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre de façon distincte l’activité de formation professionnelle.
Certification Qualiopi : optionnelle mais stratégique
Bien que non obligatoire pour exercer, la certification Qualiopi est indispensable si vous souhaitez que vos formations soient finançables par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, etc.). Elle atteste de la qualité de vos processus de formation. Dans un secteur de plus en plus concurrentiel, et face aux contraintes de financement liées au projet de loi de finances 2026, il est important d’envisager plusieurs modèles économiques pour votre activité.
Maxence Lemire
Ressources et références utiles
Plateformes officielles
- Mon Activité Formation (MAF) : plateforme de télédéclaration pour le NDA et le BPF, accessible via EFP Connect
- Guichet des formalités des entreprises (INPI) : pour l’immatriculation de votre entreprise
Textes de référence
- Articles L6351-1 et suivants du Code du travail : déclaration d’activité des prestataires de formation
- Article 261-4-4° du Code général des impôts : exonération de TVA
- Articles R.6352-22 à R.6352-24 du Code du travail : bilan pédagogique et financier
Administrations compétentes
Service des Impôts des Entreprises : pour toutes les questions fiscales
DREETS : Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (NDA, exonération TVA)
URSSAF : pour les déclarations sociales
